Administracion documental, sistemas de gestion documental y digitalizacion de archivos

Gestión documental

La digitalización documental consiste en transformar documentos físicos en archivos digitales, facilitando su almacenamiento, organización y consulta. Muchas empresas todavía manejan grandes cantidades de documentación en papel, lo que ocupa espacio y puede hacer más difícil encontrar la información cuando se necesita.

Con la digitalización, puedes tener tus documentos más organizados, accesibles y seguros, optimizando el manejo de la información y haciendo más prácticos los procesos del día a día.

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Nuestros Servicios

Digitalización Masiva

Transformamos documentos que se encuentran en papel a imágenes digitales, utilizando tecnología de punta como escáner y computadores de última generación. Así como programas que permiten la grabación y posterior visualización de los documentos en formato digital.

La digitalizacion de documentos aporta beneficios en la reducción de espacios de almacenamiento y optimiza los procesos de búsqueda y recuperación de documentos.

Organización de mesas de correspondencia

Estructuramos el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la Recepción, Entrega y Despacho de documentación producida y recibida como correspondencia desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su gestión.

Diseño y Aplicación de flujos Documentales

Diseñamos la estructura de control documental, que permita identificar las necesidades desde la creación, hasta la disposición final de los documentos, planeando las actividades, tiempos y responsables que intervienen en los diferentes flujos de la información, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Inventarios Documentales

Ejecutamos procesos de levantamiento de inventarios documentales, en donde detallamos las unidades documentales con las que cuenta una organización (cajas, carpetas, medios magnéticos etc.) siguiendo las normativas establecidas.

Procesos de organización Documental

Planificamos y estructuramos el procedimiento para llevar el adecuado manejo, clasificación y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, garantizando el cumplimiento de las necesidades de información de los usuarios.

Capacitación en Técnicas de archivo

Ejecutamos procesos educativos cortos para transmitir conocimientos y habilidades técnicas en materia de gestión documental, con el propósito de especializar a nuestros clientes en normativa archivística vigente, que les permita construir herramientas para la administracion documental de su organización.

Implementación de Software de Gestión Documental SICORAC

SICORAC “Sistema Computarizado de Referencia sobre Archivo y Correspondencia” es una aplicación de propósito específico cuyo objetivo es apoyar los procesos de gestión documental de todo tipo de organizaciones, basados en la legislación colombiana y en los principios universales de la archivística moderna.

Administración de Bodegas de archivo

La administración de archivos es costosa, compleja e indispensable. La experiencia, capacidad y tecnología con la que cuenta Quality Group Services nos permite resolver la gestión del patrimonio de la información, con el aval de una trayectoria, un modelo de servicios inteligente y la garantía de calidad certificada por los más altos estándares internacionales.

Formulación e Implementación de tablas de retención

Construimos e implementamos instrumentos archivísticos que le permiten a las organizaciones definir el ciclo de vida de los documentos. Estableciendo a través de criterios específicos, los períodos durante los cuales deben ser conservados y la forma en que deben disponerse una vez finalizados sus valores.

Diagnóstico de Fondos de Documentales

Acompañamos a las organizaciones, estudiando sus acervos y estructurando sus volumetrías y estados para proponer las estrategias más acertadas en el camino de la gestión de la información.

¿Cómo se ejecutan los procesos de Gestión documental en tu empresa?

La gestión documental es el conjunto de procesos sistemáticos encargados del trámite, clasificación, almacenamiento y recuperación de la información clave de una empresa, facilitando la mejora continua tanto en archivos físicos como electrónicos. Dado que la información es el recurso más valioso de su organización, hoy en día este manejo está regulado por normativas legales y técnicas vigentes en el país, tales como la Resolución 8934 de 2014.

La clave de esta transformación es la digitalización de documentos, un proceso tecnológico que convierte grandes volúmenes de papel a formato digital para almacenarlos en sistemas de gestión documental como SICORAC u Orfeo. Pasar los archivos análogos a formato binario no solo conserva los documentos a través del tiempo, sino que elimina el costo de mantener información inaccesible y optimiza la operación al reducir drásticamente los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.

En Quality Group Services brindamos soluciones integrales a empresas de gestión documental que inician con un diagnóstico especializado para evaluar el nivel de producción documental, categorizar sus archivos por tipo y relevancia, y adaptar el proceso a sus necesidades. Ponemos a su servicio soluciones que abarcan desde la digitalizacion de archivos, custodia, captura de datos y procesamiento técnico archivístico, hasta el outsourcing in-house, la implementación de software, la construcción de instrumentos archivísticos, la atención de ventanillas de correspondencia y la capacitación de su equipo.

¿Qué pasos abordamos en su empresa en la implementación de la Gestión Documental?

1. Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
2. Selección de documentos a digitalizar.
3. Captura por escáner de documento físico.
4. Indexación de la información del documento.
5. Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
6. Definición de formatos.
7. Establecimiento de parámetros de digitalización.
8. Planteamiento de metodología a aplicar. 9. Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.

¡Experiencia de servicio!

gestion documental y digitalización de archivos

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La digitalización de documentos o archivos le permitirá acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos, independientemente del lugar en el que Usted se encuentre. Quality Group Services realiza la totalidad del proceso: recogida, digitalización, indexación, validación de campos, exportación de ficheros a sus servidores, explotación web de imágenes en un entorno seguro.

La digitalización de documentos se realiza en escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto o utilizando escáneres especiales para libros o planos. Según el tipo de proyecto, también se digitaliza con escáneres para microfilm, pudiendo digitalizar film, microfichas, negativos, diapositivas.

Un documento electrónico no es nada si no va acompañado de los índices que permitan su recuperación posterior. En esta fase del proceso, Quality Group Services desarrolla métodos de captura a la medida de cada proyecto, utilizando OCR o videograbación y validando cada campo según indique el cliente, aplicación de dígitos de control, comprobación contra base de datos.

El proceso de digitalización de archivos y documentos se puede realizar en las instalaciones del cliente con medios propios (todo material suministrado por Quality Group Services) o del cliente en caso de ser necesario. ¡Proyectos a nivel nacional!

1. Tratamiento. El primer paso es la eliminación de los documentos de cualquier elemento de unión (clips, grapas…), la extracción de los originales de carpetas, bolsas… y la clasificación manual si fuera necesaria.

2. Digitalización y escaneado de documentos. Conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media y alta media y alta producción y escáneres de planos.

3. Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras...

4. Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.

5. Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…

6. Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.

La digitalización de alta producción conlleva manejar grandes volúmenes de información al mismo tiempo, sin perder el ritmo y haciendo que la información digitalizada llegue a nuestros clientes en el tiempo establecido por contrato.

Ejemplos de digitalizacion de archivos

1. Las compañías de transporte digitalizan sus albaranes para poder gestionarlos en sus sistemas informáticos inmediatamente.

2. Los hospitales digitalizan sus historiales clínicos para no perder detalle de la evolución de los pacientes, sin perder el tiempo en buscar en un archivo físico.

3. Los bancos digitalizan la documentación de transacciones con sus clientes para agilizar todos los trámites.

4. Los notarios digitalizan la documentación con la que trabajan o los abogados digitalizan sus casos para poder utilizarlo en cualquier parte que se requiera, llevando solo un pendrive, por ejemplo, sin necesidad de transportar grandes cantidades de documentación, que en ocasiones no sería necesario.

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