¿Qué es la digitalización documental? 

La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.

Es decir,  después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital) . La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.

La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo. 

¿Qué es la digitalización de documentos?

Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos de papel en archivos digitales, documentos que puedes tener almacenados en un sistema de gestión documental como Dataprius.

A lo mejor tienes miles y miles de archivos con documentos diferentes, años y años de conocimiento y datos acumulados a lo largo de la trayectoria de tu empresa. Algunos de esos documentos son útiles, y otros se han quedado obsoletos, aunque forman parte de tu historia y pueden aportarte valor y conocimiento si pudieras consultarlos, o incluso si te plantearas desarrollar en el futuro algún proyecto de análisis de datos o Big Data.

La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y les está perjudicando lentamente en el día a día.

En este sentido, el riesgo de no digitalizar ha llegado a ser mayor que los inconvenientes de digitalizar.

¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas? 

La gestión documental se encuentra regulada bajo normas y leyes que llevan a toda institución a cumplir con los estándares de calidad y conservación de información de interés general.  Las normas establecidas para la gestión es la Resolución 8935 de 2014, la cual va dirigida a todas las empresas (privada y públicas) que se encuentran bajo vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Su objetivo es dar un correcto tratamiento a los documentos e información, tanto producida como recibida por la compañía; esto con el fin de garantizar la categorización, planeación, almacenamiento y depuración  estandarizada y jerarquizada de los documentos . 

¿Cómo lo hacemos? 

OPTIMIZANDO TIEMPO Y RECURSOS
Diseñamos una solución completa para que su empresa pueda gestionar, administrar y conservar los registros producidos dentro de su flujo de trabajo, logrando controlar y aprovechar eficientemente la información para potencializar su negocio. 

¿Quiénes somos? 

Somos Quality Group Services una empresa especializada en el manejo y la administración de la información, nos caracterizamos por brindar soluciones y beneficios como respuesta a sus necesidades, estableciendo el mejoramiento continuo de sus procesos internos. 

¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos? El objetivo central del desarrollo de este proceso es la trasferencia de información entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original.

- Se preservan los documentos de importancia.

- Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.

- Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.

¿Por qué es importante su implementación en la empresa?

Toda empresa y organización tiende a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. El dilema radica en que gran parte de las empresas no tienen conocimiento en cuestiones archivísticas, esto hace que los documentos no sean debidamente tratados, lo que genera una acumulación innecesaria. De esta manera el proceso de digitalización de documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten. No todos los documentos son igual de relevantes, por lo que llevar a cabo un proceso de revisión se vuelve imprescindible.

Beneficios de digitalizar documentos 

Como ya se ha visto, la empresa siempre está en búsqueda de la eficiencia y la eficacia, así como del uso adecuado de los tiempos y el tener bajo control toda la información producida en la empresa.

Por ello el realizar este tipo de acciones ayuda:

Orden: El proceso de gestión documental y de digitalización de documentos les permite a los usuarios tener control de sus archivos, saber dónde están y cómo acceder fácilmente a ellos. Esto establece un orden matriz de clasificación que permite desarrollar operaciones archivísticas de mayor calidad.

Eficiencia: Hacer más cosas en menos tiempo, el sueño de toda empresa. Por medio de la categorización archivística se logra una disminución considerable en los tiempos destinados a la organización y acceso de los archivos, ya que toda la información se concentra en una matriz central de fácil acceso, conocida como administrador de archivos.

Seguridad: Cuando se tiene control de los documentos y de la información, se puede administrar y gestionar de manera más confiable todos los archivos. El orden es sinónimo de seguridad, y la seguridad se traduce en buenos índices de calidad. Todo está interconectado y todo se enfoca en la excelencia de los procesos.

NUESTRO SERVICIO SE ENFOCA EN: 

- Soporte requerido según las necesidades de la empresa.

- Frecuencia de consulta de los documentos.

- Prioridad de conservación a largo plazo para evitar deterioro.

- Homogeneidad de la información para su correcta categorización.