La digitalización documental implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Nuestros Servicios
Organización de mesas de correspondencia
Estructuramos el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la Recepción, Entrega y Despacho de documentación producida y recibida como correspondencia desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su gestión.
igitalización documental
Diseño y aplicación de flujos documentales
Diseñamos la estructura de control documental, que permita identificar las necesidades desde la creación, hasta la disposición final de los documentos, planeando las actividades, tiempos y responsables que intervienen en los diferentes flujos de la información, con el objeto de facilitar su utilización y conservación
digitalización de documentos
italización documentalProcesos de organización documental
Capacitación en técnicas de archivo
digitalización documental
Implementación de Software de Gestión Documental SICORAC
Administración de Bodegas de Archivo
digitalización documental
Formulación e implementación de tablas de retención
Diagnostico de fondo documentales

GESTIÓN DOCUMENTAL Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
¿Cómo se ejecutan los procesos de Gestión documental en tu empresa?
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en el trámite, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia, propios del manejan al interior de una empresa.
El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos y electrónicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
De igual manera, la gestión documental se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
Es allí en donde la transformación de los soportes, le dan vida al proceso más representativo en la gestión documental, conocido como la digitalización de documentos, que no es más que un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.
Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos de papel en archivos digitales, documentos que puedes tener almacenados en un sistema de gestión documental como SICORAC.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital). La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
digitalización
La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y les está perjudicando lentamente en el día a día.
En Quality Group Services brindamos soluciones en gestión documental, digitalización de archivos y documentos, Outsourcing de administración documental in house, venta e implementación de software de gestión documental, Custodia y Administración Documental, Captura de Datos o Digitación de información, Capacitaciones y sensibilizaciones en archivo, correspondencia y mensajería, Construcción de Instrumentos Archivísticos, Venta y Provisión de Insumos, Atención de Ventanillas de Correspondencia, Atención de Recepciones en Torres empresariales, Diagnósticos Documentales
y procesamiento Técnico Archivístico. Como empresas de gestión documental, ponemos al servicio de nuestros clientes, la gestión documental de sus empresas.
Estudiamos sus sistemas de gestión documental, independientemente de cuál sea el utilizado, Orfeo gestión documental, docuwer SICORAC, etc. Para identificar a través de diagnósticos documentales sus necesidades.
Se evalúa el nivel de producción documental. Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia. Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
¿Qué pasos abordamos en su empresa en la implementación de la Gestión Documental?
1. Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
2. Selección de documentos a digitalizar.
3. Captura por escáner de documento físico.
4. Indexación de la información del documento.
5. Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
6. Definición de formatos.
7. Establecimiento de parámetros de digitalización.
8. Planteamiento de metodología a aplicar.
9. Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.
¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?
La gestión documental se encuentra regulada bajo normas y leyes que llevan a toda institución a cumplir con los estándares de calidad y conservación de información de interés general. Las normas establecidas para la gestión es la Resolución 8935 de 2014, la cual va dirigida a todas las empresas (privada y públicas) que se encuentran bajo vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Su objetivo es dar un correcto tratamiento a los documentos e información, tanto producida como recibida por la compañía; esto con el fin de garantizar la categorización, planeación, almacenamiento y depuración estandarizada y jerarquizada de los documentos .
¿Cómo lo hacemos?
OPTIMIZANDO TIEMPO Y RECURSOS
Diseñamos una solución completa para que su empresa pueda gestionar, administrar y conservar los registros producidos dentro de su flujo de trabajo, logrando controlar y aprovechar eficientemente la información para potencializar su negocio.
¿Quiénes somos?
Somos Quality Group Services una empresa especializada en el manejo y la administración de la información, nos caracterizamos por brindar soluciones y beneficios como respuesta a sus necesidades, estableciendo el mejoramiento continuo de sus procesos internos.
Ventajas de tener tus archivos en formato digital
Digitalizar los datos de tu empresa te puede permitir: digitalización documental- Aumentar la productividad de los empleados: el desorden y la documentación difícilmente accesible hace que los empleados inviertan mucho más tiempo del necesario analizando documentos. digitalización documental- Mejorar los procesos internos: no puede haber mejora de los procesos cuando no hay una gestión documental eficaz.- Controlar mejor la trazabilidad de tus documentos: no puedes saber quién ha cogido, modificado o destruido un documento si la persona no deja un rastro. digitalización documental- Facilitar la consulta de información en tiempo real (imposible si hablamos de archivos de papel de gran magnitud).- La posibilidad de automatizar tareas a partir de bases de datos bien estructuradas. El primer paso para la transformación digital es tener tus documentos en digital.- Promover una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa que cuide el medio ambiente.- Reducción de costes en papel, tinta de impresora y material de oficina. En una empresa de tamaño mediano, ¡te llevarías las manos a la cabeza si vieras las cifras de gasto anual.gestion documental empresas, empresas de gestion documental, gestión documental y archivo, software de gestion documental, administracion de documentos, administracion documental, documentos de gestión, digitalización de documentos, gestión documental, orfeo gestion documental
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¿Cómo se lleva a cabo el proceso de digitalización documental?
El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua. digitalización documental![]()
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello: Se evalúa el nivel de producción documental.Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
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¿Por qué es importante su implementación en la empresa?
¡Somos expertos en digitalización de documentos, gestión documental y gestión de archivo!
Herramienta de digitalización de documentos tiene el objetivo de tener acceso a la información digital en tiempo real facilitando el proceso de gestión documental. Digitalización de documentos: ¿En qué consiste el proceso? La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. gestion documental empresas, empresas de gestion documental, gestión documental y archivo, software de gestion documental, administracion de documentos, administracion documental, documentos de gestión, digitalización de documentos, gestión documental, orfeo gestion documental
¿Es relevante digitalizar documentos?
Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero . Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año.
¿Qué opinan los expertos sobre la digitalización y la gestión de archivos?
Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD, durante todo el artículo nos da su opinión sobre el proceso de digitalización:
Formas de digitalizar la información: Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que nos venga a la mente sea la cantidad de tiempo que se necesita para escanear a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.
Al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.
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La digitalización documental implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
En Quality Group Services contamos con personal calificado y experimentados en proyectos de digitalización de documentos y Gestión La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.