Gestión Documental y Digitalización de documentos.
La digitalización documental implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
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¿Qué es la digitalización documental?
La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa. ¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos?
El objetivo central del desarrollo de este proceso es la trasferencia de información entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital) . La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso. digitalización documental
La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo. La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
digitalización documental
Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos de papel en archivos digitales, documentos que puedes tener almacenados en un sistema de gestión documental como Dataprius.
La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y les está perjudicando lentamente en el día a día. En Quality Group Services brindamos soluciones en gestión documental, digitalización de documentos, administracion documental, software de gestion documental, empresas de gestion documental, gestion documental empresas, orfeo gestion documental, sistemas de gestión documental, digitalizacion de archivos.
digitalización documental
¿Cómo se ejecutan los procesos de Gestión documental en tu empresa? El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
digitalización documental
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello: digitalización documental
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Se evalúa el nivel de producción documental.
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Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
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Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
¿Qué pasos abordamos en su empresa en la implementación de la Gestión Documental?
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Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
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Selección de documentos a digitalizar.
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Captura por escáner de documento físico.
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Indexación de la información del documento.
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Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
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Definición de formatos.
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Establecimiento de parámetros de digitalización.
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Planteamiento de metodología a aplicar.
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Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.
¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?
La gestión documental se encuentra regulada bajo normas y leyes que llevan a toda institución a cumplir con los estándares de calidad y conservación de información de interés general. Las normas establecidas para la gestión es la Resolución 8935 de 2014, la cual va dirigida a todas las empresas (privada y públicas) que se encuentran bajo vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Su objetivo es dar un correcto tratamiento a los documentos e información, tanto producida como recibida por la compañía; esto con el fin de garantizar la categorización, planeación, almacenamiento y depuración estandarizada y jerarquizada de los documentos .
¿Cómo lo hacemos?
OPTIMIZANDO TIEMPO Y RECURSOS
Diseñamos una solución completa para que su empresa pueda gestionar, administrar y conservar los registros producidos dentro de su flujo de trabajo, logrando controlar y aprovechar eficientemente la información para potencializar su negocio.
¿Quiénes somos?
Somos Quality Group Services una empresa especializada en el manejo y la administración de la información, nos caracterizamos por brindar soluciones y beneficios como respuesta a sus necesidades, estableciendo el mejoramiento continuo de sus procesos internos.
Ventajas de tener tus archivos en formato digital
Digitalizar los datos de tu empresa te puede permitir:digitalización documental
- Aumentar la productividad de los empleados: el desorden y la documentación difícilmente accesible hace que los empleados inviertan mucho más tiempo del necesario analizando documentos. digitalización documental
- Mejorar los procesos internos: no puede haber mejora de los procesos cuando no hay una gestión documental eficaz.
- Controlar mejor la trazabilidad de tus documentos: no puedes saber quién ha cogido, modificado o destruido un documento si la persona no deja un rastro. digitalización documental
- Facilitar la consulta de información en tiempo real (imposible si hablamos de archivos de papel de gran magnitud).
- La posibilidad de automatizar tareas a partir de bases de datos bien estructuradas. El primer paso para la transformación digital es tener tus documentos en digital.
- Promover una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa que cuide el medio ambiente.
- Reducción de costes en papel, tinta de impresora y material de oficina. En una empresa de tamaño mediano, ¡te llevarías las manos a la cabeza si vieras las cifras de gasto anual.
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Digitalización de documentos: ¿en qué consiste el proceso?
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
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¿Cómo se lleva a cabo el proceso de digitalización documental?
El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua. digitalización documental
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello: Se evalúa el nivel de producción documental.Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
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¿Por qué es importante su implementación en la empresa?
Toda empresa y organización tiende a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. El dilema radica en que gran parte de las empresas no tienen conocimiento en cuestiones archivísticas, esto hace que los documentos no sean debidamente tratados, lo que genera una acumulación innecesaria.
De esta manera el proceso de digitalización de documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa . Esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.
¡Somos expertos en digitalización de documentos, gestión documental y gestión de archivo!
Herramienta de digitalización de documentos tiene el objetivo de tener acceso a la información digital en tiempo real facilitando el proceso de gestión documental. Digitalización de documentos: ¿En qué consiste el proceso? La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. gestion documental empresas, empresas de gestion documental, gestión documental y archivo, software de gestion documental, administracion de documentos, administracion documental, documentos de gestión, digitalización de documentos, gestión documental, orfeo gestion documental
¿Es relevante digitalizar documentos?
Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero . Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año.
¿Qué opinan los expertos sobre la digitalización y la gestión de archivos?
Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD, durante todo el artículo nos da su opinión sobre el proceso de digitalización:
Formas de digitalizar la información: Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que nos venga a la mente sea la cantidad de tiempo que se necesita para escanear a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.
Al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.
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La digitalización documental implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
En Quality Group Services contamos con personal calificado y experimentados en proyectos de digitalización de documentos y Gestión Documental para empresas. La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital) . La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.
¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos? El objetivo central del desarrollo de este proceso es la trasferencia de información entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original.
- Se preservan los documentos de importancia.
- Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
- Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
¿Por qué es importante su implementación en la empresa?
Toda empresa y organización tiende a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. El dilema radica en que gran parte de las empresas no tienen conocimiento en cuestiones archivísticas, esto hace que los documentos no sean debidamente tratados, lo que genera una acumulación innecesaria. De esta manera el proceso de digitalización de documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten. No todos los documentos son igual de relevantes, por lo que llevar a cabo un proceso de revisión se vuelve imprescindible.
Beneficios de digitalizar documentos
Como ya se ha visto, la empresa siempre está en búsqueda de la eficiencia y la eficacia, así como del uso adecuado de los tiempos y el tener bajo control toda la información producida en la empresa.
Por ello el realizar este tipo de acciones ayuda:
Orden: El proceso de gestión documental y de digitalización de documentos les permite a los usuarios tener control de sus archivos, saber dónde están y cómo acceder fácilmente a ellos. Esto establece un orden matriz de clasificación que permite desarrollar operaciones archivísticas de mayor calidad.
Eficiencia: Hacer más cosas en menos tiempo, el sueño de toda empresa. Por medio de la categorización archivística se logra una disminución considerable en los tiempos destinados a la organización y acceso de los archivos, ya que toda la información se concentra en una matriz central de fácil acceso, conocida como administrador de archivos.
Seguridad: Cuando se tiene control de los documentos y de la información, se puede administrar y gestionar de manera más confiable todos los archivos. El orden es sinónimo de seguridad, y la seguridad se traduce en buenos índices de calidad. Todo está interconectado y todo se enfoca en la excelencia de los procesos.
NUESTRO SERVICIO SE ENFOCA EN:
- Soporte requerido según las necesidades de la empresa.
- Frecuencia de consulta de los documentos.
- Prioridad de conservación a largo plazo para evitar deterioro.
- Homogeneidad de la información para su correcta categorización.
Preguntas Frecuentes
En los procesos de asesoramiento que realizamos, evaluamos algunos aspectos importantes que nos permiten identificar el servicio se ajusta a sus necesidades.
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En Quality Group Services, contamos con protocolos para garantizar la seguridad de los equipos y los servicios, por esta razón solicitamos algunos documentos básicos. (Ten en cuenta que tu asesor te orientará sobre todos los procesos).
Algunos documentos:
- RUT
- Cámara de comercio
- Referencia Comercial
- Formato de solicitud de renta firmado por el representante legal
Contamos con servicios personalizados para cada necesidad de nuestros clientes, en los que brindamos servicios de días, semanas, meses y años. Sin embargo, en nuestros procesos de asesoría, brindamos las mejores alternativas para nuestros clientes, en un intento de buscar el mayor beneficio de ahorro de costos y mejorar la productividad.
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En Quality nuestro enfoque va más allá del equipo, sino al beneficio que podemos brindar con él; tenemos claro que existe un servicio para cada necesidad y uno de nuestros pilares fundamentales es evaluar el proceso de servicio que usted o su empresa necesita para encontrar su servicio ideal, además le brindamos beneficios adicionales que le permitirán conseguir la reducción de costos y el aumento de la productividad.
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Algunos de nuestros planes, incluyen soluciones más robustas que comprenden la evaluación y diseño de procesos, software de tracking y otras alternativas según las necesidades de nuestros clientes.
