El proceso de digitalización de archivos y documentos se puede realizar en las instalaciones del cliente con medios propios (todo material suministrado por Quality Group Services) o del cliente en caso de ser necesario. ¡Proyectos a nivel nacional! 

1. Tratamiento. El primer paso es la eliminación de los documentos de cualquier elemento de unión (clips, grapas…), la extracción de los originales de carpetas, bolsas… y la clasificación manual si fuera necesaria.

2. Digitalización y escaneado de documentos. Conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media y alta media y alta producción y escáneres de planos.

3. Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras...

4. Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.

5. Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…

6. Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web. 

La digitalización de alta producción conlleva manejar grandes volúmenes de información al mismo tiempo, sin perder el ritmo y haciendo que la información digitalizada llegue a nuestros clientes en el tiempo establecido por contrato. 

EJEMPLOS DE DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS:

1. Las compañías de transporte digitalizan sus albaranes para poder gestionarlos en sus sistemas informáticos inmediatamente.

2. Los hospitales digitalizan sus historiales clínicos para no perder detalle de la evolución de los pacientes, sin perder el tiempo en buscar en un archivo físico.

3. Los bancos digitalizan la documentación de transacciones con sus clientes para agilizar todos los trámites.

4. Los notarios digitalizan la documentación con la que trabajan o los abogados digitalizan sus casos para poder utilizarlo en cualquier parte que se requiera, llevando solo un pendrive por ejemplo, sin necesidad de transportar grandes cantidades de documentación, que en ocasiones no sería necesario.

5. Los juzgados digitalizan los expedientes para acelerar los procesos judiciales y descongestionar los juzgados.

6. Seguro que tu sector también maneja grandes cantidades de información en papel que puede optimizarse de manera considerable para trabajar cada día.
Es decir,   después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital)  . La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.       digitalización documentaL  
Beneficios de digitalizar documentos: Como ya se ha visto, la empresa siempre está en búsqueda de la eficiencia y la eficacia, así como del uso adecuado de los tiempos y el tener bajo control toda la información producida en la empresa. 

La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo. La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación 
    La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.
La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y
día a día. En Quality Group Services brindamos soluciones en gestión documental, digitalización de documentos, administracion documental, software de gestion documental, empresas de gestion documental, gestion documental empresas, orfeo gestion documental, sistemas de gestión documental,     les estáar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.    digitalización documental