Gestión Documental y Digitalización de documentos.

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La digitalización documental implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. 


 

    Nuestros Servicios

    Digitalización Masiva     

    Transformamos documentos que se encuentran en papel a imágenes digitales, utilizando tecnología de punta como escáner y computadores de última generación. Así como programas que permiten la grabación y posterior visualización de los documentos en formato digital.
    La digitalización de documentos aporta beneficios en la reducción de espacios de almacenamiento y optimiza los procesos de búsqueda y recuperación de documentos.

    Organización de mesas de correspondencia    

    Estructuramos el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la Recepción, Entrega y Despacho de documentación producida y recibida como correspondencia desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su gestión.

     

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    Diseño y aplicación de flujos documentales  

    Diseñamos la estructura de control documental, que permita identificar las necesidades desde la creación, hasta la disposición final de los documentos, planeando las actividades, tiempos y responsables que intervienen en los diferentes flujos de la información, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

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    Inventarios documentales   

    Ejecutamos procesos de levantamiento de inventarios documentales, en donde detallamos las unidades documentales con las que cuenta una organización (cajas, carpetas, medios magnéticos etc.) siguiendo las normativas establecidas.

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    Procesos de organización documental   

    Planificamos y estructuramos el procedimiento para llevar el adecuado manejo, clasificación y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, garantizando el cumplimiento de las necesidades de información de los usuarios.
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    Capacitación en técnicas de archivo     

    Ejecutamos procesos educativos cortos para transmitir conocimientos y habilidades técnicas en materia de gestión documental, con el propósito de especializar a nuestros clientes en normativa archivística vigente, que les permita construir herramientas para la administración documental de su organización.
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    Implementación de Software de Gestión Documental SICORAC   

    SICORAC “Sistema Computarizado de Referencia sobre Archivo y Correspondencia” es una aplicación de propósito específico cuyo objetivo es apoyar los procesos de gestión documental de todo tipo de organizaciones, basados en la legislación colombiana y en los principios universales de la archivística moderna.       digitalización documentaldigitalización documental

    Administración  de Bodegas de Archivo  

    La administración de archivos es costosa, compleja e indispensable. La experiencia, capacidad y tecnología con la que cuenta Quality Group Services nos permite resolver la gestión del patrimonio de la información, con el aval de una trayectoria, un modelo de servicios inteligente y la garantía de calidad certificada por los más altos estándares internacionales.
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    Formulación e implementación de tablas de retención   

    Construimos e implementamos instrumentos archivísticos que le permiten a las organizaciones definir el ciclo de vida de los documentos. Estableciendo a través de criterios específicos, los períodos durante los cuales deben ser conservados y la forma en que deben disponerse una vez finalizados sus valores.
      

    Diagnostico de fondo documentales    

    Acompañamos a las organizaciones, estudiando sus acervos y estructurando sus volumetrías y estados para proponer las estrategias más acertadas en el camino de la gestión de la información.

     
    GESTIÓN DOCUMENTAL Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS


    ¿Cómo se ejecutan los procesos de Gestión documental en tu empresa?

    La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en el trámite, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia, propios del manejan al interior de una empresa.

    El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos y electrónicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua. 


    De igual manera, la gestión documental se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos. 

    Es allí en donde la transformación de los soportes, le dan vida al proceso más representativo en la gestión documental, conocido como la digitalización de documentos, que no es más que un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.
    Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos de papel en archivos digitales, documentos que puedes tener almacenados en un sistema de gestión documental como SICORAC.

    Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital). La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.  digitalización

    La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y les está perjudicando lentamente en el día a día.

    En Quality Group Services brindamos soluciones en gestión documental, digitalización de archivos y documentos, Outsourcing de administración documental in house, venta e implementación de software de gestión documental, Custodia y Administración Documental, Captura de Datos o Digitación de información, Capacitaciones y sensibilizaciones en archivo, correspondencia y mensajería, Construcción de Instrumentos Archivísticos, Venta y Provisión de Insumos, Atención de Ventanillas de Correspondencia, Atención de Recepciones en Torres empresariales, Diagnósticos Documentales y procesamiento Técnico Archivístico. Como empresas de gestión documental, ponemos al servicio de nuestros clientes, la gestión documental de sus empresas.

    Estudiamos sus sistemas de gestión documental, independientemente de cuál sea el utilizado, Orfeo gestión documental, docuwer SICORAC, etc. Para identificar a través de diagnósticos documentales sus necesidades.

    Se evalúa el nivel de producción documental. Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia. Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

    ¿Qué pasos abordamos en su empresa en la implementación de la Gestión Documental? 
    1. Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
    2. Selección de documentos a digitalizar.
    3. Captura por escáner de documento físico.
    4. Indexación de la información del documento.
    5. Almacenamiento del archivo para su posterior consulta. 
    6. Definición de formatos.
    7. Establecimiento de parámetros de digitalización. 
    8. Planteamiento de metodología a aplicar.
    9. Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.

    ¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?
    La gestión documental se encuentra regulada bajo normas y leyes que llevan a toda institución a cumplir con los estándares de calidad y conservación de información de interés general.  Las normas establecidas para la gestión es la Resolución 8935 de 2014, la cual va dirigida a todas las empresas (privada y públicas) que se encuentran bajo vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Su objetivo es dar un correcto tratamiento a los documentos e información, tanto producida como recibida por la compañía; esto con el fin de garantizar la categorización, planeación, almacenamiento y depuración  estandarizada y jerarquizada de los documentos .      


    ¿Cómo lo hacemos? 

    OPTIMIZANDO TIEMPO Y RECURSOS
    Diseñamos una solución completa para que su empresa pueda gestionar, administrar y conservar los registros producidos dentro de su flujo de trabajo, logrando controlar y aprovechar eficientemente la información para potencializar su negocio.  



    ¿Quiénes somos? 

    Somos Quality Group Services una empresa especializada en el manejo y la administración de la información, nos caracterizamos por brindar soluciones y beneficios como respuesta a sus necesidades, estableciendo el mejoramiento continuo de sus procesos internos.  

    Ventajas de tener tus archivos en formato digital

    Digitalizar los datos de tu empresa te puede permitir: digitalización documental
    - Aumentar la productividad de los empleados: el desorden y la documentación difícilmente accesible hace que los empleados inviertan mucho más tiempo del necesario analizando documentos.  digitalización documental
    - Mejorar los procesos internos: no puede haber mejora de los procesos cuando no hay una gestión documental eficaz.
    - Controlar mejor la trazabilidad de tus documentos: no puedes saber quién ha cogido, modificado o destruido un documento si la persona no deja un rastro.  digitalización documental
    - Facilitar la consulta de información en tiempo real (imposible si hablamos de archivos de papel de gran magnitud).
    - La posibilidad de automatizar tareas a partir de bases de datos bien estructuradas. El primer paso para la transformación digital es tener tus documentos en digital.
    - Promover una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa que cuide el medio ambiente.
    - Reducción de costes en papel, tinta de impresora y material de oficina. En una empresa de tamaño mediano, ¡te llevarías las manos a la cabeza si vieras las cifras de gasto anual. 
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    Únase a nosotros y cuente con el respaldo de un equipo especializado en Gestión Documental,  soportados en  seguridad, calidad e innovación.

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    Gestión de tipo de 
         DOCUMENTOS

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         PRODUCTIVIDAD

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    Servicios a nivel 
         NACIONAL

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    Seguridad y
    REGULACIONES

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    Optimización de 
         PROCESOS

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    La digitalización de documentos o archivos le permitirá acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos, independientemente del lugar en el que Usted se encuentre. Quality Group Services realiza la totalidad del proceso: recogida, digitalización, indexación, validación de campos, exportación de ficheros a sus servidores, explotación web de imágenes en un entorno seguro.

    La digitalización de documentos se realiza en escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto o utilizando escáneres especiales para libros o planos. Según el tipo de proyecto, también se digitaliza con escáneres para microfilm, pudiendo digitalizar film, microfichas, negativos, diapositivas.

    Un documento electrónico no es nada si no va acompañado de los índices que permitan su recuperación posterior. En esta fase del proceso, Quality Group Services desarrolla métodos de captura a la medida de cada proyecto, utilizando OCR o videograbación y validando cada campo según indique el cliente, aplicación de dígitos de control, comprobación contra base de datos.

    El proceso de digitalización de archivos y documentos se puede realizar en las instalaciones del cliente con medios propios (todo material suministrado por Quality Group Services) o del cliente en caso de ser necesario. ¡Proyectos a nivel nacional! 

    1. Tratamiento. El primer paso es la eliminación de los documentos de cualquier elemento de unión (clips, grapas…), la extracción de los originales de carpetas, bolsas… y la clasificación manual si fuera necesaria.

    2. Digitalización y escaneado de documentos. Conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media y alta media y alta producción y escáneres de planos.

    3. Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras...

    4. Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.

    5. Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…

    6. Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web. 


    La digitalización de alta producción conlleva manejar grandes volúmenes de información al mismo tiempo, sin perder el ritmo y haciendo que la información digitalizada llegue a nuestros clientes en el tiempo establecido por contrato. 

    EJEMPLOS DE DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS:

    1. Las compañías de transporte digitalizan sus albaranes para poder gestionarlos en sus sistemas informáticos inmediatamente.

    2. Los hospitales digitalizan sus historiales clínicos para no perder detalle de la evolución de los pacientes, sin perder el tiempo en buscar en un archivo físico.

    3. Los bancos digitalizan la documentación de transacciones con sus clientes para agilizar todos los trámites.

    4. Los notarios digitalizan la documentación con la que trabajan o los abogados digitalizan sus casos para poder utilizarlo en cualquier parte que se requiera, llevando solo un pendrive por ejemplo, sin necesidad de transportar grandes cantidades de documentación, que en ocasiones no sería necesario.

    5. Los juzgados digitalizan los expedientes para acelerar los procesos judiciales y descongestionar los juzgados.

    6. Seguro que tu sector también maneja grandes cantidades de información en papel que puede optimizarse de manera considerable para trabajar cada día.
    Es decir,   después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital)  . La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.       digitalización documentaL  
    Beneficios de digitalizar documentos: Como ya se ha visto, la empresa siempre está en búsqueda de la eficiencia y la eficacia, así como del uso adecuado de los tiempos y el tener bajo control toda la información producida en la empresa. 


    La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo. La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación 
             La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.
    La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y
    día a día. En Quality Group Services brindamos soluciones en gestión documental, digitalización de documentos, administracion documental, software de gestion documental, empresas de gestion documental, gestion documental empresas, orfeo gestion documental, sistemas de gestión documental,     les estáar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.    digitalización documental 

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    digitalización documental    Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello:    digitalización documental   ¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos?   El objetivo central del desarrollo de este proceso es la trasferencia de información entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento or   iginal.
    Se evalúa el nivel de producción documental.        digitalización   Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia. Se getiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa. 

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    ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de digitalización documental? 
    El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua. digitalización documental

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    Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello: Se evalúa el nivel de producción documental.Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa. 
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    ¿Por qué es importante su implementación en la empresa?

    ¡Somos expertos en digitalización de documentos, gestión documental y gestión de archivo!
    Herramienta de  digitalización de documentos  tiene el objetivo de tener acceso a la información digital en tiempo real facilitando el proceso de gestión documental.  Digitalización de documentos: ¿En qué consiste el proceso?  La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.   gestion documental empresas, empresas de gestion documental, gestión documental y archivo, software de gestion documental, administracion de documentos, administracion documental, documentos de gestión, digitalización de documentos, gestión documental, orfeo gestion documental
    ¿Es relevante digitalizar documentos?
    Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran  pérdida de tiempo y dinero . Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año. 
    ¿Qué opinan los expertos sobre la digitalización y la gestión de archivos?
    Adrián Macías, CEO de Dokumentalistas.com y socio fundador de EpsilonGD, durante todo el artículo nos da su opinión sobre el proceso de digitalización:
    Formas de digitalizar la información: Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que nos venga a la mente sea la cantidad de  tiempo  que se necesita para  escanear  a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.
    Al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con  recursos propios  (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o  subcontratar  el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc. 
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    La digitalización documental implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
    En Quality Group Services contamos con personal calificado y experimentados en proyectos de digitalización de documentos y Gestión La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.