Sabemos que la información es el recurso más valioso que tiene una empresa, actualmente la gestión documental y los archivos digitalizados de su empresa se encuentra regulada por leyes y normas (Resolución 8934 de 2014) que llevan a toda institución a cumplir con los estándares de calidad y conservación de la información.
Nuestros Servicios
en las normas y leyes de la gestión documental.
Realizamos tareas de destrucción de documentación sin valor alguno, cumpliendo con la normativa y
los
estándares
exigidos.
Realizamos tareas de destrucción de documentación sin valor alguno, cumpliendo con la normativa y
los
estándares
exigidos.
Estructuración empresarial:
Ofrecemos asesoría personalizada para crear el departamento de gestión documental en su compañía, y así darle el valor que sus documenos necesitan.
Estructuración empresarial:
Ofrecemos asesoría personalizada para crear el departamento de gestión documental en su compañía, y así darle el valor que sus documenos necesitan.
Outsourcing especialistas
en archivos:
Integramos a sus instalaciones profesionales idóneos en la administración y gestión de archivos.
Outsourcing especialistas
en archivos:
Integramos a sus instalaciones profesionales idóneos en la administración y gestión de archivos.
Elaboración de instrumentos
de archivo:
Estos instrumentos permiten visualizar la realidad administrativa de su empresa por medio del control, organización, acceso y recuperación oportuna de la información.
Elaboración de instrumentos
de archivo:
Estos instrumentos permiten visualizar la realidad administrativa de su empresa por medio del control, organización, acceso y recuperación oportuna de la información.
Realizamos consultorías del estado de la documentación, para poder brindar una asesoría más acertada.
Realizamos consultorías del estado de la documentación, para poder brindar una asesoría más acertada.
Auditorias y Software de
gestión documental.
Realizamos procesos de capacitación, procesos documentales y auditorias. De la misma forma ofrecemos software de gestión documental para automatizar la trazabilidad de documentos.
Auditorias y Software de
gestión documental.
Realizamos procesos de capacitación, procesos documentales y auditorias. De la misma forma ofrecemos software de gestión documental para automatizar la trazabilidad de documentos.
¿Qué es la digitalización documental?
La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital) . La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.
¿Cómo se lleva a cabo el proceso de digitalización documental?
El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello:
- Se evalúa el nivel de producción documental.
- Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
- Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
¿Por qué es importante la gestión documental en las empresas?
La gestión documental se encuentra regulada bajo normas y leyes que llevan a toda institución a cumplir con los estándares de calidad y conservación de información de interés general. Las normas establecidas para la gestión es la Resolución 8935 de 2014, la cual va dirigida a todas las empresas (privada y públicas) que se encuentran bajo vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Su objetivo es dar un correcto tratamiento a los documentos e información, tanto producida como recibida por la compañía; esto con el fin de garantizar la categorización, planeación, almacenamiento y depuración estandarizada y jerarquizada de los documentos.
¿Cómo lo hacemos?
OPTIMIZANDO TIEMPO Y RECURSOS
Diseñamos una solución completa para que su empresa pueda gestionar, administrar y conservar los registros producidos dentro de su flujo de trabajo, logrando controlar y aprovechar eficientemente la información para potencializar su negocio.
¿Quiénes somos?
Somos Quality Group Services una empresa especializada en el manejo y la administración de la información, nos caracterizamos por brindar soluciones y beneficios como respuesta a sus necesidades, estableciendo el mejoramiento continuo de sus procesos internos.
Nuestra propuesta de valor
Estructuración de la Solución
Cuente con uno de nuestros especialistas para que le asesore sobre nuestros equipos teniendo en cuenta las necesidades reales de su empresa. Documentos digitales, control documental,
Instalación y configuración
Realice una instalación coordinada con nuestros técnicos profesionales con una estructura clara de servicio para aumentar la productividad de su empresa. Documentos digitales, control documental,
Soporte y Mantenimiento
Recibirá soporte y servicios de mantenimiento preventivos periódicos para mantener la eficiencia de nuestros equipos y contará con acompañamiento permanente en caso de presentarse una novedad.
Documentos digitales, control documental,
Optimización de procesos
Si cuenta con nuestros equipos, podrá desarrollar procesos de automatización y otros que le permitirán aumentar la productividad de su empresa.
Documentos digitales, control documental,
Más empresas hacen parte de Quality Group Services...
Únase a nosotros y cuente con el respaldo de un equipo especializado en Gestión Documental, soportados en seguridad, calidad e innovación.
¡Experiencia de servicio!
Preguntas Frecuentes
En los procesos de asesoramiento que realizamos, evaluamos algunos aspectos importantes que nos permiten identificar el servicio se ajusta a sus necesidades.
En Quality Group Services, contamos con protocolos para garantizar la seguridad de los equipos y los servicios, por esta razón solicitamos algunos documentos básicos. (Ten en cuenta que tu asesor te orientará sobre todos los procesos).
Algunos documentos:
- RUT
- Cámara de comercio
- Referencia Comercial
- Formato de solicitud de renta firmado por el representante legal
Contamos con servicios personalizados para cada necesidad de nuestros clientes, en los que brindamos servicios de días, semanas, meses y años. Sin embargo, en nuestros procesos de asesoría, brindamos las mejores alternativas para nuestros clientes, en un intento de buscar el mayor beneficio de ahorro de costos y mejorar la productividad.
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En Quality nuestro enfoque va más allá del equipo, sino al beneficio que podemos brindar con él; tenemos claro que existe un servicio para cada necesidad y uno de nuestros pilares fundamentales es evaluar el proceso de servicio que usted o su empresa necesita para encontrar su servicio ideal, además le brindamos beneficios adicionales que le permitirán conseguir la reducción de costos y el aumento de la productividad.
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Algunos de nuestros planes, incluyen soluciones más robustas que comprenden la evaluación y diseño de procesos, software de tracking y otras alternativas según las necesidades de nuestros clientes.
